Cómo gestionar un equipo remoto y #CómoAyudaLaTecnología, por Christophe Therrey

¿Eres uno de los millones de profesionales que han tenido que adaptarse rápidamente al teletrabajo por la crisis sanitaria mundial? Seguramente ya te has acostumbrado a la nueva rutina, y quizá incluso te preguntes si el #Teletrabajo pasará a ser «lo normal» en tu empresa.  

Como ya habrás descubierto a estas alturas, aunque trabajar desde casa tiene sus ventajas, también tiene sus dificultades, sobre todo cuando se trata de gestionar un equipo remoto.

En Centric Software, el 90 % de nuestros colaboradores ya trabajaban a distancia desde hace años antes del brote de COVID-19, por lo que hemos aprovechado nuestra experiencia para elaborar una serie de #TrucosDeTeletrabajo para ti. 

En esta 4ª edición, nuestro vicepresidente de ventas EMEAR, Christophe Therrey, aporta sus consejos de #Teletrabajo para ayudarte a gestionar mejor tu equipo remoto.

4 Trucos eficaces para gestionar un equipo remoto 

Hace diez años, ocupaba un puesto comercial de liderazgo en una startup francesa de seguridad de software. Los días eran largos y las noches cortas. Mi equipo y yo trabajábamos muy duro para obtener nuestra posición dominante en el mercado, ¡y nos divertíamos mucho en el proceso! Eso fue hasta el invierno de 2009, cuando la Naturaleza nos envió una advertencia.

El brote de gripe A (H1N1) apareció de forma repentina, y uno de nuestros compañeros mostraba síntomas de la enfermedad. Cerramos la oficina y enviamos a todo el mundo a casa un par de semanas. Esta fue mi primera experiencia con el #Teletrabajo, antes de unirme a Centric Software.

Con más de 10 años de experiencia en trabajo remoto, ahora puedo ofrecer una visión de lo que nos funciona (y lo que no) a mí y al equipo de Centric.

1. Establece rutinas de equipo.

Aunque parezca algo obvio, no puedo dejar de repetir lo importante que es.

Tener «rituales» de equipo, ya sean reuniones semanales, mensuales o cualquier otra forma de rutina, es absolutamente esencial. Favorece la transparencia, sobre todo en cuanto al estado de los proyectos y el progreso de las tareas. También es clave fijar un límite de tiempo de intervención, así nadie se distrae y todos contribuyen a la reunión. Sin duda, algunas reuniones son más productivas que otras, pero lo importante es seguir las rutinas y mantener a todo el mundo alerta.

2. Usa medios de comunicación informales.

Usamos una app de mensajería instantánea como apoyo a nuestros canales formales, y para chatear sobre otros temas en general.

Estas herramientas se pueden usar para transmitir ideas o reflexiones fuera de los medios tradicionales, y además favorecen los vínculos sociales, especialmente ahora. También he observado que cada vez las utilizan más las pequeñas subredes de clientes o socios de confianza para crear un canal privilegiado de franqueza y transparencia cuando hace falta. Para mí, esas herramientas también son una prueba de la difusa línea que existe entre la esfera personal y la profesional.  Eso sí, ¡estos canales se deben gestionar con cuidado!

3. Invierte en las herramientas digitales adecuadas.

La flexibilidad también es indispensable para gestionar equipos a distancia (y se obtiene al disponer de las herramientas digitales adecuadas).

La mitad de mi agenda está reservada con antelación, mientras que la otra mitad permanece abierta para «situaciones de alarma» inesperadas, apoyo ad hoc y otros incidentes. Estamos acostumbrados a gestionar cualquier problema de última hora en remoto, ya sea a través de Skype, los equipos de Microsoft o Webex. Combinamos estas y otras plataformas, según lo que usen nuestros clientes. 

Estas herramientas pueden ser suficientes para las comunicaciones cotidianas, pero no para gestionar procesos complejos relacionados con los productos. Los profesionales del desarrollo de productos, el diseño, las compras, la comercialización, el abastecimiento y otros departamentos requieren plataformas más sólidas como la gestión del ciclo de vida del producto (PLM), que les permite gestionar perfectamente los productos desde la ideación hasta el lanzamiento, incluso cuando trabajan a distancia. Disponer de una plataforma digital como Centric PLM permite a los directivos tener una visibilidad total del estado de cada producto, sin tener que perseguir a sus equipos. Toda la información está actualizada en tiempo real y es accesible desde cualquier lugar.

Durante la crisis, hemos recibido excelentes valoraciones de nuestros clientes. Gracias a nuestras tecnologías —PLM, integración 3D, IA, paquetes de colaboración remota de implementación rápida, aplicaciones móviles, paneles de colaboración digital y visual, tecnología de nube y muchas más—, han logrado que incluso sus equipos más nómadas, como los de compras y abastecimiento, se adapten al aislamiento sin problemas.

4. ¡Motiva a tu equipo!

1. Prestarles atención: A todo el mundo le gusta que le presten atención. A algunos más que a otros. Depende de la cultura subyacente y de la personalidad del individuo. Es importante calibrar y ofrecer disponibilidad para dar a cada miembro del equipo la atención que necesita.
2. Proponer juegos: ¡Los juegos y los retos funcionan muy bien! Tengo la suerte de contar con fabricantes de champán en mi familia, así que siempre envío una buena botella al ganador.
3. Delegar misiones: Otra técnica efectiva es delegar misiones específicas que pueden tener un impacto en el rendimiento de todo el equipo. Hacer responsables de diferentes misiones a los miembros del equipo los mantiene totalmente comprometidos y crea una gran dinámica entre el equipo.
4. Elogiar en público, reprender en privado. Cuando se trabaja en remoto hay que fomentar el comportamiento positivo y corregir los errores. Y esto se debe manejar con mucho cuidado al trabajar desde casa. Los empleados que reciben reprimendas delante de otras personas suelen perder la motivación después. Así que para mí siempre ha sido fundamental elogiar en público y reprender en privado.
5. Seguir la teoría de las inteligencias múltiples. Este modelo propuesto por Howard Gardner a mediados de los 80 nunca ha dejado de fascinarme. En resumen, la teoría afirma que todos nacemos con 8 tipos distintos de «inteligencia» y un potencial algo similar para cada una de ellas. La forma en que desarrollamos una más que otra depende de la genética, la educación y la experiencia de vida en general.

Por ejemplo: uno de los miembros de mi equipo tiene una increíble inteligencia espacial. Para entender bien una campaña de ventas, la dibuja en un trozo de papel, una tablet o una pizarra. Con él no hace falta escribir correos largos y detallados. Solo necesita visualizar el proceso y luego es capaz de memorizar completamente todos los pasos en detalle.    

El futuro de la dirección del equipo remoto

Personalmente creo que el futuro del trabajo remoto será una desconexión total entre el trabajo y su ubicación física real. ¡No es ninguna sorpresa!

Y si algo podemos aprender de la crisis actual es que las soluciones de colaboración digital se han convertido en un factor clave para la continuidad del negocio y permiten a los líderes gestionar mejor sus equipos.

Las empresas no tardarán en darse cuenta de que es necesario fomentar el #Teletrabajo, gestionarlo y considerarlo como un enfoque estratégico para asegurar la continuidad de los negocios. Como dijo Stephen Hawking, «la inteligencia es la capacidad de adaptarse al cambio», y creo que ha llegado el momento de demostrar lo adaptables que podemos ser como empresas y lo inteligentes que podemos llegar a ser como individuos.